3.9 MENERAPKAN PROSEDUR KEGIATAN RAPAT ( TELECONFERENCE )

Menerapkan Prosedur Kegiatan Rapat ( Teleconference )

PENGERTIAN TELECONFERENCE

Teleconference adalah  suatu komunikasi yang dilakukan beberapa orang yang biasanya antara satu orang dengan orang lainnya berada dalam jarak yang jauh atau tidak berada dalam satu ruangan.

FUNGSI & KEGUNAAN TELECONFERENCE

Jadi, fungsi dan kegunaan teleconference sendiri dalam kehidupan sehari-hari ada banyak. Di zaman yang serba canggih ini dimana jarak bukan lagi suatu halangan, teknologi teleconference menjadi salah satu hal yang bisa mendekatkan kita dengan orang lain yang berada di jarak yang jauh. Dengan teleconference kita bisa berkomunikasi dengan sanak saudara yang berada di tempat-tempat berbeda, melakukan pertemuan tanpa harus datang ke satu tempat yang sama. Ini bisa menghemat waktu dan pengeluaran atau biaya perjalanan.

Media untuk melakukan teleconference sendiri saat ini lebih mengandalkan koneksi internet. Namun untuk bisa melakukannya, dibutuhkan koneksi internet yang cepat dan stabil agar komunikasi bisa berjalan dengan lancar.

PERALATAN TELECONFERENCE

Untuk melakukan teleconference di komputer, ada beberapa hal yang harus kita persiapkan terlebih dahulu. Beberapa peralatan teleconference ini antara lain adalah:

1. Device atau Perangkat. Tentu saja anda membutuhkannya, bisa tablet, smartphone atau yang umum dan nyaman digunakan adalah komputer.
2. Perangkat lunak. Sebelum melakukan teleconference, kita membutuhkan perangkat lunak (software). Ada banyak perangkat lunak yang bisa kita gunakan. Di laptop atau komputer, yang paling populer digunakan adalah Skype. Skype versi mobile juga umum digunakan di smartphone dan tablet. Selain Skype, ada WhatsApp (untuk ponsel) dan VMEET (untuk komputer).
3. Koneksi Internet. Koneksi internet ini bisa anda dapatkan baik dari LAN, modem dan Wi-Fi atau Hotspot. Jika anda menggunakan ponsel, maka anda bisa memanfaatkan data seluler atau Wi-Fi/hotspot.
4. Peralatan pendukung audio. Jika kita ingin melakukan audio conference, diperlukan peralatan pendukung audio. Untuk laptop, smartphone dan tablet biasanya sudah menyediakan sarana audio/suara, baik speaker maupun mikrofon. Namun berbeda dengan PC desktop yang harus membutuhkan speaker eksternal. Speaker eksternal ini penting agar kita bisa mendengar suara orang lain yang ada dalam teleconference. Sementara mikrofon gunakanya agar suara kita bisa di dengar orang lain yang jadi lawan bicara kita.
5. Peralatan pendukung video. Jika kita ingin melakukan video conference, selain membutuhkan Peralatan Pendukung Audio, kita juga memerlukan Peralatan Pendukung Video. Jika anda menggunakan komputer PC, anda memerlukan webcam. Namun jika menggunakan laptop, tablet atau smartphone, anda tidak membutuhkannya. Karena tablet, smartphone dan laptop sekarang ini sudah dilengkapi dengan kamera (kamera depan jika di smartphone dan tablet).

MENGENAL JENIS-JENIS TELEKONFERENSI

Saat ini dikenal tiga jenis telekonferensi yang sering digunakan, baik untuk keperluan bisnis ataupun kegiatan-kegiatan sosial, yaitu :

1. Audio Conference (Conference Call)

Audio Conference (Conference Call)

Audio Conference atau disebut juga conference call adalah percakapan dua atau lebih partisipan dengan menggunakan fasilitas telepon dimana komunikasi yang terjadi antara partisipan hanya dalam bentuk suara (audio).

Dari semua jenis telekonferensi, Conference Call paling popular karena memiliki kelebihan sebagai berikut :

·         Partisipan hanya perlu menggunakan telepon biasa untuk melakukan telekonferensi tanpa alat atau software tambahan.

·         Dapat digunakan kapan dan dimana saja tanpa perlu melakukan konfigurasi perangkat yang akan digunakan.

·         Tanpa perlu koneksi internet yang cepat. Karena layanan panggilan konferensi ini menggunakan jalur telepon, maka anda tidak perlu mempunyai jalur koneksi internet yang cepat. 

2. Video Conference

Video Conference

Video conference adalah teknologi komunikasi yang mengijinkan terjadinya komunikasi dari beberapa lokasi yang berbeda yang secara simultan dapat mengirimkan gambar video dan suara.

Meskipun video conference memiliki kelebihan dengan adanya tampilan visual (video), penggunaan fasilitas telekonferensi ini masih kurang populer di Indonesia karena beberapa hal berikut :

Dibutuhkan perangkat khusus seperti video input (video camera atau webcam) dan video output (monitor), audio input (microphone) dan audio output (speaker) serta fasilitas data transfer (jaringan telepon ISDN, LAN atau Internet)

3. Web Conference

Web Conference

Web conference atau biasa juga disebut webinars adalah fasilitas telekonferensi interaktif yang menawarkan fitur data stream (aliran data) lebih lengkap dimana partisipan dapat berkomunikasi secara simultan menggunakan teks, suara, video hingga berbagi file (file sharing) atau melakukan slide presentation.