Mengevaluasi Penggunaan Teknologi
Perkantoran
 |
Mengevaluasi Penggunaan Teknologi
Perkantoran
|
Sistem
informasi teknologi dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern dalam
menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi yang terjadi
dalam kegiatan perkatoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah data-data
transaksi tersebut sehingga menjadi informasi yang lebih berguna berbentuk
laporan. Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkembanagan yang sangat
cepat seiring dengan perkembangan ilmu teknologi informasi, dengan
berkembangnya teknologi informasi maka para pengguna informasi semakin mudah
memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun perkembangan tersebut harus
di imbangi dengan perkembangan Sumber daya manusia dan didukung dengan media
atau sarana informasi yang memadai.
Informasi dalam perkantoran merupakan informasi yang
selalu bisa digunakan oleh pelaku atau personel yang beraktifitas didalam
kantor tersebut ataupun berupa informasi yang sifatnya untuk umum. Dengan
bebagai macam jenis maupun tingkat pentingnya suatu informasi yang harus
disampaikan antara sumber-sumber informasi dengan penerima informasi, maka
perlu adaya pengaturan sistem didalam pengelolaan informasi tersebur, yang
biasa disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen Perkantoran. Sistem tersebut
bejalan dan berkembang didalam perkantoran dan merupakan Sumber daya konseptual
sangat penting untuk mendukung berlangsungnya aktifitas perkantoran.
Ada tiga
komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan
telekomunikasi.
- Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.
- Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-komponen yang rumit.
- Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.
Peranan Teknologi Informasi
Adanya
kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai pengaruh yang besar
terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan mudah dan
cepat. Di bawah ini dapat dilihat bagaimana teknologi informasi dapat membantu
masing-masing pekerjaan kantor.
1.
Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan
Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus
dapat berfungsi sebagai word processor, maka dengan menggunakan
komputer semacam ini penyelesaian surat-surat dan laporan sangat
dipermudah, cepat, dan cermat.
Ada tiga jenis dasar word
processor :
- Word-processor yang berperan sendiri dalam
hal ini sifat penggunaan word processor
independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan teks, terdiri
atas keyboard , processor, memory,layar,dan printer.
- Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem, terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungkan dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan, penyimpanan dan pencetakan.
- Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana digunakan program pengolahan kata (a word-processing program).
Terdapat beberapa keuntungan dari
penggunaan word-processor :
- Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau surat, dan sebagainya.
- Menambah kepuasan kerja
- Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output)
- Menghemat tenaga
- Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat
- Mempermudah memperoleh kembali data yangtersimpan
- Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan komputer-komputer lainnya.
Beberapa kerugian juga ada dalam
penggunaan word-processor :
- Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada
- Memerlukan pelatihan yang memadai
- Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar
- Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.
2. Komunikasi Perkantoran
Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian
pesan dari seseorang kepada orang lain melalui saluran. Komunikasi merupakan
sarana yang menghubungkan orang-orang dalam organisasi untuk mencapai tujuan
bersama. Dengan pesatnya kemajuan teknologi modern, alat-alat komukasi
beraneka-ragam, sarana komunikasi semakin canggih yang kita kenal dengan telekomunikasi
(telecommunication) berasal dari kata teleartinya
pemindahan jarak jauh dan communication yang berarti hubungan.
Dalam pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah cara penyampaian
informasi jarak jauh melalui kabel/kawat listrik atau melalui gelombang radio.
Telepon dan telegram merupakan telekomunikasi yang cukup tua.
Dengan
kemajuan teknologi informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah dan
dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan
sandi-sandi seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi
dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar. Berkat kemajuan
teknologi informasi tersebut, sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke dalam
telekomunikasi makin bertambah jumlahnya.
3. Pengiriman
Surat
Setelah berkembangnya teknologi informasi yang
diterapkan pada telekomunikasi, pengiriman surat, terutama pengiriman surat
jarak jauh, dilakukan dengan pesawat elektronik, karena itu dikenal nama
Pos Elektronik (Electronic Mail). Karakteristik utama dari electronic
mail adalah transmisi informasi dari satu tempat ke tempat lain atau
dari seseorang kepada orang lain dengan menggunakan metode elektronik
penangkapan, pentransmisian, dan penyampaian informasi. Karena informasi
disampaikan secara visual, maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan. Yang
termasuk ke dalam pos elektronik adalah teleks, faksimile, dan komunikasi antar
komputer.
4. Tata laksana Arsip/Filing
Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan
pekerjaan mengarsip/filing warkat-warkat. Arsip yang semula berupa
tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat disimpan di
dalam disket-disket, CD, flashdisk. Dengan demikian penyimpanan
arsip sekarang beralih kepada penyimpanan dan pemeliharaan yang memerlukan
tempat jauh lebih sedikit dari pada gudang arsip dalam bentuk kertas.
Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Perkantoran
Dalam
memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa
perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan:
- Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan sebagainya)
- Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan-persoalan seperti kebosanan, keterampilan berulang-ulang yang digunakan, serta kehilangan kepuasan kerja.
- Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.
- Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin.
- Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat.
- Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif.
- Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai variasi peralatan yang tersedia.
- Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun.
2. Implikasi
terhadap karyawan kantor
a.
Keuntungan:
- Mendorong untuk belajar keterampilan baru.
- Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin- mesin.
- Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.
- Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.
- Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik, programmer dan rekayasa software .
- Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.
- Lebih sedikit pekerjaan
b. Kerugian:
- Cenderung karyawan menjadi “ machine-minders ”.
- Masalahkesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar,printer , dan sebagainya.
- Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin.
- Implikasi terhadap pemberi kerja.
- Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik.
- Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan.
- Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan.
Jadi secara
keseluruhan keuntungan yang dapat dperoleh perusahaan atau kantor dengan adanya
teknologi perkantoran adalah :
- Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan.
- Harga teknologi baru ini relatif murah.
- Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di-disk tidak memerlukan ruang seluas filing cabinet .
- Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari secara cepat.
- Produktivitas meningkat secara cepat.
- Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai keperluan.
- Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari kantornya.
